L’état des lieux d’entrée marque le point de départ du contrat de location. Ce document contractuel permet de figer l’état réel du logement à la remise des clés. Pourtant, trop souvent bâclé ou survolé, il s’avère central pour éviter les litiges au moment de la restitution. Voici les points fondamentaux à examiner et les erreurs qu’il vaut mieux prévenir.
Inspection minutieuse : pièce par pièce, point par point
Suivre une méthode ordonnée
Commencez par inspecter l’appartement ou la maison dans le même sens que les aiguilles d’une montre, en débutant toujours par la porte d’entrée. Cette approche limite les oublis et fluidifie la progression. Pour chaque pièce, observez les éléments du sol au plafond : carrelage, parquet, plinthes, murs, plafonds, fenêtres, volets, radiateurs, prises, interrupteurs.
Revêtements, menuiseries et parois
Signalez toute fissure, tâche d’humidité, détérioration ou peinture écaillée. Regardez également derrière les meubles fixés, si possible. Soyez attentif à la présence de moisissures, souvent signal de problèmes d’aération ou d’infiltration. Les cadres de fenêtres, les joints de vitrages ou les serrures méritent aussi une vérification technique et visuelle.
Tests fonctionnels des équipements
Branchez un appareil dans chaque prise pour s’assurer de leur bon fonctionnement. Testez l’eau chaude et froide sur tous les robinets. Faites tourner une chasse d’eau, ouvrez et fermez les portes de placard, essayez les interrupteurs, les volets roulants et les systèmes de ventilation. Veillez à ce que l’électricité, l’eau et le gaz soient fournis, au moins à des fins de vérification.
Appareils électroménagers et chauffage
Dans une location meublée, testez chaque appareil listé dans l’inventaire : plaque de cuisson, four, hotte, frigo, machine à laver. Notez s’ils fonctionnent « correctement », « bruyamment », « avec difficulté » ou « hors service ». Le chauffage devrait quant à lui être testé si la période le permet.
Mesures, relevés et preuves concrètes
Relevés indispensables
Indiquez de manière lisible et complète les index des compteurs d’électricité, d’eau et de gaz. Ces données serviront de référence pour les premières factures. Conservez également ces relevés sur des supports annexes (photographie ou copie papier).
Mesurer pour documenter
Repérez les défauts visibles (rayures, traces) et mesurez leur taille approximative si cela peut clarifier leur ampleur. Utilisez un ruban ou une règle pour les plus évidents. Contrairement à une simple mention « défaut visible », une description objectivée décourage les désaccords futurs.
Photographier l’existant
Les clichés numériques datés, signés et envoyés aux deux parties, sont fortement recommandés. Pour qu’ils aient une valeur probante, chaque photo doit être associée à une mention ou un paragraphe précis dans l’état des lieux. L’idéal : une photo par pièce et des zooms sur les parties litigieuses.
Erreurs fréquentes à éviter
Se fier à la mémoire ou faire confiance au feeling
L’implication émotionnelle ou l’optimisme ambiant d’un emménagement peut faire oublier que ce document est contractuel. Une phrase oubliée ou imprécise ouvre la porte à des interprétations divergentes et donc à des contentieux parfois coûteux.
Éviter les photos, une erreur stratégique
Ne pas prendre de photo, ou les stocker sans date ni validation, reste commun… et inefficace. Ces preuves visuelles doivent être partagées avec le locataire, par exemple par mail. Une absence de photo peut rendre la comparaison avec l’état des lieux de sortie très aléatoire.
Utiliser un formulaire générique sans adaptation
Certains outils gratuits proposent des modèles standardisés. Ils sont pratiques, mais souvent inadaptés à des logements avec des particularités. Ajouter vos propres sections reste fortement conseillé, même si le document dépasse plusieurs pages.
| Erreur | Conséquence potentielle |
|---|---|
| Absence de photo | Difficulté à prouver l’état initial du logement |
| Signature précipitée | Responsabilité sur des défauts non identifiés |
| Informations manquantes ou incomplètes | État des lieux non opposable en cas de conflit |
Mentions légales obligatoires à intégrer
Selon la loi ALUR et l’article 3-2 de la loi du 6 juillet 1989, le document doit comporter :
- Date précise de l’état des lieux
- Adresse complète du logement
- Nom et coordonnées des deux parties
- Numéros et relevés des compteurs individuels
- Quantité, type et état des clés et badges remis
- Signature des deux parties
Omettre l’un de ces éléments remet en cause la validité juridique du document. Pensez à intégrer les évolutions réglementaires récentes, notamment celles introduites par les décrets de 2016 et 2020 sur les locations privées.
Formulation et clarté du langage
Utilisez des descriptions concises et normalisées. Par exemple, pour la propreté, préférez des termes comme « propre », « poussiéreux », « traces visibles » plutôt que « sale » seul, qui peut prêter à interprétation. Ce langage commun entre propriétaires et locataires contribue à réduire les ambiguïtés.
Une liste utile à utiliser lors de la description :
- « Neuf » : lorsqu’un élément vient d’être remplacé
- « Bon état » : léger usage, pas d’impact fonctionnel
- « Dégradé » : défauts visibles, sans dysfonctionnement
- « Hors service » : non utilisable
- « À vérifier » : en cas de doute à confirmer rapidement
Durée, délai d’ajustement et frais associés
Un état des lieux complet prend environ une heure, voire davantage selon la superficie. En cas d’oubli ou de découverte postérieure à la signature, le locataire dispose de 10 jours pour demander une modification. Cette disposition est prévue par la loi ALUR afin de sécuriser les deux parties sur des points difficiles à détecter immédiatement.
Lorsque l’état des lieux est réalisé sans frais entre le locataire et le bailleur, aucune charge n’est imposée. En passant par un professionnel, les frais sont partagés, avec une limite légale à 3€/m² imputable au locataire (source : service-public.fr).
À noter : certains cas de figure peuvent engendrer une facturation intégrale si le locataire ne se présente pas au rendez-vous ou le refuse délibérément, nécessitant l’intervention d’un huissier.
Éviter les malentendus au départ du logement
Un état des lieux bien rédigé simplifie la gestion en fin de bail. Il évite d’attribuer à tort au locataire des frais de remise en état liés à l’usure normale. Pour prolonger cette prévention jusqu’au congé, il peut être utile de s’informer sur les règles relatives aux délais de préavis, souvent sources de confusion. La durée du préavis varie selon la zone géographique du logement et doit respecter la réglementation en vigueur. Pour en savoir plus, voir notre dossier complet : délai de préavis en fonction du bail et de la localisation.
L’état des lieux d’entrée constitue un outil juridique central dans toute relation locative. Réalisé avec soin, il protège les deux parties sur la durée du contrat. Une méthodologie claire, une documentation rigoureuse et la transparence sont les meilleures garanties contre des désaccords futurs.
