Charges locatives incompréhensibles : comment demander les justificatifs légalement ?

Des charges locatives floues, un décompte difficilement lisible ou l’absence totale de justificatifs peuvent rapidement devenir sources de tensions entre locataires et propriétaires. Pour éviter toute confusion ou abus, la législation encadre strictement ce qui peut être exigé et comment ces dépenses doivent être justifiées. Voici comment réagir lorsque ces charges semblent incompréhensibles et comment obtenir les documents légaux qui doivent accompagner la régularisation annuelle.

Vos droits pour exiger des justificatifs de charges locatives

La loi n°89-462 du 6 juillet 1989 en son article 23 définit clairement le cadre législatif : les charges locatives récupérables doivent être justifiées. Le propriétaire est tenu de transmettre au locataire le décompte par nature des charges et, s’il s’agit d’un immeuble en copropriété, le budget prévisionnel du syndic.

Les charges récupérables font l’objet d’une liste exhaustive fixée par le décret n°87-713 du 26 août 1987. Il est donc interdit pour le bailleur de facturer des dépenses qui ne sont pas expressément listées dans ce décret. Le locataire est pleinement en droit de demander des explications ou des preuves si certains postes semblent anormaux ou injustifiés.

Quand et comment faire votre demande de justificatifs ?

Dès l’envoi du décompte annuel de charges, vous disposez d’un droit de consultation pendant une période de six mois. Cette demande peut être faite à compter de la date anniversaire de votre bail, et idéalement dans le mois qui précède la régularisation annoncée.

Faire une demande écrite

Il est recommandé de formuler votre demande par courrier recommandé avec accusé de réception ou par email si les échanges avec votre bailleur ou gestionnaire s’opèrent en ligne. Cette trace écrite peut être nécessaire si vous devez entamer une procédure de médiation ou juridique.

Votre demande peut porter sur :

• Les factures d’entretien des parties communes (ascenseurs, espaces verts)
• Les relevés de compteurs pour le chauffage et l’eau
• Les appels de charges de copropriété
• Les justificatifs de contrats de maintenance (sécurité incendie, chaudière collective)

Les obligations du bailleur envers son locataire

Un mois avant l’envoi du décompte, le bailleur doit informer le locataire de la régularisation et mettre les justificatifs à disposition pour consultation. Cette consultation ne requiert pas forcément l’envoi de copies : le bailleur peut proposer un rendez-vous dans ses locaux ou dans l’agence de gestion.

Dans le cadre d’un immeuble collectif, le mode de répartition (charges au tantième de copropriété, par consommations réelles ou estimations) doit également être communiqué lorsque cela a une incidence sur vos charges personnelles.

Que faire en cas de refus ou de silence du propriétaire ?

Un refus de fournir les justificatifs, ou leur absence, peut entraîner la suspension de l’obligation de paiement du solde demandé, sous réserve d’une contestation correctement formalisée. Il ne suffit pas de cesser de payer : il faut argumenter et notifier sa contestation dans les formes.

Vous pouvez alors :

• Adresser une mise en demeure au bailleur ou à son gestionnaire
• Faire appel à une association de consommateurs ou à l’ADIL de votre département
• Recourir à une médiation locative avant tout contentieux judiciaire (obligatoire depuis 2020)

Lorsqu’une contestation est portée devant un tribunal, la jurisprudence est claire : en cas d’absence de justificatifs, le bailleur peut être condamné à rembourser le trop-perçu, voire à perdre son droit à réclamer les arriérés de charges. En 2022, par exemple, un propriétaire parisien a été condamné à restituer 3 500 € de charges à son locataire, faute de preuves suffisantes (Cartoimmo).

Mieux comprendre les charges pour mieux les contrôler

Le flou entourant les charges provient parfois d’une mauvaise lisibilité du système de répartition. Dans les copropriétés, les charges générales (ascenseurs, ménage, espace verts) peuvent se cumuler avec les charges spéciales (chauffage, eau chaude). Une analyse du contrat de location, plus précisément de l’annexe relative aux charges, permet souvent de détecter les anomalies. Il peut également être pertinent de vous référer au rôle du syndic et à la méthode de régularisation annuelle, sujet que nous traitons spécifiquement dans notre article sur la régularisation des charges par un syndic.

À retenir sur la durée de prescription

Le propriétaire est autorisé à réclamer un solde de charges pendant une période de trois ans. Ce délai est encadré par l’article 2224 du Code civil. De son côté, le locataire peut aussi faire valoir ses droits sur cette même période pour demander un remboursement ou une régularisation injustifiée.

Sources fiables à consulter

• Justice.cool
• Ublo Immo
• Lockimmo

Comprendre les textes, se référer aux documents contractuels et faire valoir ses droits avec méthode et rigueur reste le chemin le plus efficace vers une régularisation transparente. Des charges justes, c’est un bail apaisé.